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Capitolo 3 · Pubblicazione

Dal Mac ai telefoni della squadra: il workgroup, gli account, la sincronizzazione con Shiftify GO e le richieste degli operatori.

3.1 Panoramica

Cosa significa pubblicare

Pubblicare significa rendere i turni visibili agli operatori sull'app mobile Shiftify GO. Il Mac resta la cabina di regia: tu compili e decidi, gli operatori consultano i propri turni dal telefono e inviano richieste (cambi turno, ferie, permessi) che approvi o rifiuti da qui.

Come funziona, in due frasi

I dati viaggiano attraverso un cloud sicuro: il Mac invia turni, servizi e operatori; ogni operatore, dal suo account personale, vede solo ciò che lo riguarda. Serve una connessione a internet; finché non sincronizzi, le modifiche restano solo sul Mac.

I quattro passi

• Configura il workgroup, una sola volta (3.2).
• Abilita gli operatori e crea i loro account (3.3).
• Sincronizza i turni quando il mese è pronto (3.4).
• Gestisci le richieste che arrivano dagli operatori (3.5).

3.2 Il workgroup

Cos'è

Il workgroup è il tuo reparto nel cloud: il contenitore che tiene insieme operatori, turni e richieste della tua struttura, isolati da quelli di chiunque altro usi Shiftify. Si configura una sola volta, al primo avvio.

Crearlo o collegarsi

• Nuovo workgroup: dai un nome descrittivo (es. «Cardiologia Gravedona»). Il nome può anche coincidere con altri: l'identificativo univoco viene generato automaticamente.
• Workgroup esistente: incolla l'ID univoco (UUID) preso da un'altra installazione di Shiftify — utile se cambi Mac o lavori da due postazioni sullo stesso reparto.

3.3 Abilitare gli operatori

Dove

Nella scheda di ogni operatore c'è la sezione Accesso Shiftify GO. È una scelta per singolo operatore: abiliti solo chi userà davvero l'app.

Creare l'account

• Attiva l'interruttore Abilita accesso Shiftify GO.
• Inserisci l'email dell'operatore e una password temporanea.
• Clic su Crea account GO: l'account viene creato nel cloud e collegato alla sigla dell'operatore.
• Importante: clicca poi Salva nella scheda — la creazione dell'account non salva da sola i dati locali.

Il primo accesso dell'operatore

L'operatore entra nell'app GO con email e password temporanea, e al primo accesso è obbligato a cambiarla. Comunicagli le credenziali a voce o per messaggio — la password temporanea vale solo per iniziare.

Password dimenticata

Dalla stessa sezione puoi fare il Reset: imposti una nuova password temporanea e l'operatore ripete il primo accesso.

3.4 Sincronizzare i turni

Il gesto che pubblica

Il pulsante Sincronizza GO invia al cloud operatori, servizi e i turni del mese che stai visualizzando. È il momento della «pubblicazione»: da lì in poi gli operatori vedono il mese aggiornato sul telefono. Ricorda: le modifiche fatte dopo restano locali finché non sincronizzi di nuovo.

Quando sincronizzare

Quando il mese è pronto, e poi a ogni modifica che gli operatori devono vedere (un cambio approvato, una correzione). Meglio pochi sync consapevoli che cento automatici: sei tu a decidere quando il piano è «ufficiale».

La vista Stato GO

Il pannello Stato GO mostra la situazione di ogni operatore con un colore:

• Rosso: non ancora sincronizzato sul cloud.
• Grigio: sincronizzato, ma senza accesso GO.
• Arancio: GO abilitato ma account non ancora creato.
• Verde: GO attivo con account funzionante.

Il lucchetto accanto all'operatore indica la password: arancio se deve ancora cambiare quella temporanea, verde se ha completato il primo accesso. Da qui puoi anche usare Sincronizza tutto e Aggiorna per riallineare e ricontrollare.

3.5 Le richieste GO

Cosa arriva dagli operatori

Dall'app GO gli operatori inviano richieste di cambio turno (con un collega), ferie e permessi. Tutte arrivano nella sezione Richieste GO, divise tra quelle da gestire e l'archivio di quelle già chiuse.

Il ciclo di una richiesta

Ogni richiesta ha uno stato colorato: In attesa collega (il cambio turno richiede prima il sì dell'altro operatore), In attesa manager (tocca a te), Approvata, Rifiutata o Annullata. Il cambio turno ha quindi una doppia approvazione: prima il collega, poi tu; ferie e permessi aspettano solo te.

Approvare o rifiutare

Apri la richiesta, eventualmente scrivi una nota di risposta (l'operatore la leggerà) e decidi. La decisione aggiorna subito lo stato sull'app dell'operatore.