Shiftify Manager › Guida › Capitolo 1

Capitolo 1 · Compilazione

Dal concetto di turno alla griglia compilata: le configurazioni di base, il Picker, le assenze e le festività.

1.1 Cos'è un turno (introduzione a Shiftify Manager)

Un turno in una frase

Un turno è composto essenzialmente da tre cose: l'operatore, il servizio che quell'operatore copre e il fattore tempo. In poche parole, un turno risponde alla domanda: CHI fa COSA e QUANDO.

Le tre componenti

• CHI — l'operatore: la persona che svolge il lavoro, identificata dalla sua sigla.
• COSA — il servizio: l'attività o la postazione da coprire (es. mattino, notte, ambulatorio).
• QUANDO — il fattore tempo: il giorno del calendario; l'orario è implicito nel servizio, che ha una propria durata e fascia.

Dalla domanda alla griglia

Assegnare un turno in Shiftify Manager significa rispondere alle tre domande in una cella della griglia: la riga è il giorno (QUANDO), la colonna è il servizio (COSA) e il contenuto della cella è la sigla dell'operatore (CHI). L'insieme delle celle compilate è il piano turni del mese.

Il ruolo del Manager

Shiftify Manager è lo strumento del responsabile: qui configuri operatori, servizi e regole, compili il mese, gestisci assenze e conflitti, produci stampe e resoconti e pubblichi i turni agli operatori sull'app Shiftify GO.

Prima di compilare

Perché le tre risposte siano valide servono dati di base coerenti: l'operatore deve esistere ed essere abilitato al servizio, il servizio deve avere durata e ordine, e il giorno può portare vincoli (festività, assenze). Per questo si parte dalle configurazioni minime (1.2).

Cosa imparerai in questo capitolo

• Preparare la base dati minima (1.2).
• Conoscere la griglia e il Picker (1.3).
• Creare e modificare i turni (1.4).
• Controllare distribuzione e copertura (1.5–1.6).
• Gestire assenze e festività (1.7–1.8).

1.2 Prima di creare un turno (configurazioni minime)

1.2.1 Gruppi operatori

A cosa servono

I gruppi servono a ordinare e leggere gli operatori, soprattutto nei resoconti: tengono vicine le persone confrontabili (es. una coppia, un team), permettono di filtrare le viste e danno un ordine stabile, che non si azzera cambiando sezione.

Il gruppo Predefinito

Il gruppo Predefinito esiste sempre e non si può eliminare: è il contenitore di partenza per i nuovi operatori. Se elimini un gruppo, i suoi operatori non si perdono: vengono spostati automaticamente in Predefinito.

Come configurarli

• Apri la sezione Gruppi Operatori: accanto all'elenco trovi la gestione dei gruppi.
• Crea i gruppi necessari e ordinali con le frecce su/giù: l'ordine dei gruppi determina come leggerai elenchi e resoconti.
• L'ordine degli operatori segue lo schema gruppo, poi posizione nel gruppo.

Regola pratica

Se prevedi resoconti che confrontano persone simili, crea i gruppi prima di inserire gli operatori: eviti di riassegnarli dopo. Esempio: Predefinito (sempre presente), Coppia A, Gruppo A, ecc.

1.2.2 Tipi di contratto

A cosa servono

Ogni operatore può aderire a un solo tipo di contratto (vedi sezione Operatori). I tipi di contratto guidano le Ore di debito (il target) nei resoconti: dicono quali giorni della settimana valgono e quante ore vale ciascun giorno.

Come sono fatti

Per ogni giorno della settimana (LUN–DOM) imposti due cose: Conteggiato (sì/no) e il valore in ore e minuti, sempre nel formato hh:mm (es. 07:12, 08:00). Niente decimali: 0,5h genera ambiguità, mezz'ora si scrive 00:30. Il target settimanale è la somma dei giorni conteggiati.

Esempio: contratto su 5 giorni

LUN–VEN conteggiati a 07:12, SAB e DOM non conteggiati: il target settimanale è 36:00. Le ferie prese di sabato o domenica non accreditano ore, perché cadono su giorni non conteggiati.

Come configurarli

• Apri la sezione Contratti e crea un contratto per ogni tipologia reale (o almeno per quelle che differiscono davvero).
• Per fare una variante puoi duplicare un contratto esistente e modificare solo i giorni che cambiano.
• Imposta i giorni conteggiati e il minutaggio giornaliero; ricontrolla sabati e domeniche, sono la fonte più comune di errori.

1.2.3 Servizi

A cosa servono

I servizi sono il COSA dei turni: le colonne della griglia, le intestazioni dei resoconti e le colonne della stampa. Ogni servizio descrive un'attività o una postazione da coprire.

A sinistra è presente l'elenco dei servizi. Questo elenco può essere riordinato e l'ordine influisce su come viene visualizzato nella scheda griglia.

I campi

• Codice (sigla): breve e unico (es. NOTT, POME); è l'intestazione di colonna in griglia.
• Nome: la descrizione estesa (es. Notte, Pomeriggio).
• Sigla Matrix: la sigla compatta a 2 caratteri usata nella vista Matrix.
• Ordine: la posizione della colonna in griglia, resoconti e stampe.
• Durata (hh:mm): necessaria per calcolare le ore lavorate dei servizi ordinari.
• Fascia oraria (mattina/pomeriggio/notte/giornata/flessibile): usata dalle regole per rilevare i conflitti. Oppure orari precisi per ogni servizio e inseriti dall'utente.

Fuori orario e Reperibilità

Due flag speciali cambiano il comportamento del servizio.

Fuori orario: colonna annotativa o extra che non deve entrare nel conteggio delle ore lavorate. Ad esempio quando un servizio deve comparire all'interno della griglia turni per una organizzazione interna, ma quel servizio non rientra nell'orario contrattuale, come i servizi svolti sullo smonto notte (PNR) oppure retribuiti a parte.

Reperibilità (pronta disponibilità): non richiede durata.

Per entrambi la durata non va configurata.

Come configurarli

• Apri la sezione Servizi e inserisci i servizi che vuoi vedere in griglia.
• Imposta l'ordine delle colonne e il codice matrice.
• Per i servizi ordinari imposta la durata in hh:mm; per gli altri attiva Fuori orario o Reperibilità.

1.2.4 Operatori

A cosa serve questa sezione

Qui definisci CHI può essere assegnato ai turni e come appare nei resoconti.

Gli operatori sono elencati a sinistra. Qui puoi stabilire anche come genericamente sono ordinati (ad esempio nei resoconti) a meno che non venga stabilito un ordine in base a priorità definite in altre sezioni.

Di fianco all'elenco è presente la scheda specifica per ogni operatore. Ogni scheda di configurazione Operatore ha diverse sottoschede: Anagrafica, Contratto, Abilitazioni, GO, Opzioni.

Anagrafica

Sigla: ogni operatore è identificato da una sigla di 3 lettere in maiuscolo. Questa sigla è univoca e non può essere modificata una volta inserita. Gli altri campi sono per lo più opzionali e sono campi standard in una anagrafica.

Contratto

È il contratto attualmente in essere. Ha una validità iniziale e una validità finale. Il contratto può essere modificato nel corso della carriera lavorativa senza perdere lo storico. La maternità ad esempio può essere implementata in questa sezione.

Abilitazioni

Qui si identifica a quali Servizi ha accesso quel determinato operatore. Nota: prima è necessario aggiungere i Servizi nella scheda di configurazione Servizi. Le abilitazioni permettono di visualizzare quel determinato operatore a coprire un determinato servizio. Se un operatore occasionalmente svolge un servizio che solitamente non è il suo (ad esempio meno di una volta al mese), allora non conviene inserirlo tra le sue abilitazioni: piuttosto, al momento dell'inserimento si forza il turno (vedi 1.3.2 Picker turni).

Accesso a Shiftify GO

In questa scheda si coordina Shiftify Manager con Shiftify GO per quel determinato operatore. Se non sai cos'è Shiftify GO vedi il Capitolo 3. In questa sezione il Manager può fare un reset password e verificare se l'account è stato creato.

Opzioni

Qui puoi inserire se un operatore è visualizzabile o meno nei resoconti, nella colonna dei disponibili e delle assenze nella griglia turni.

1.2.5 Placeholders

Cosa sono

I segnaposto (placeholders) sono suggerimenti che compaiono nelle celle vuote della griglia turni: un testo breve che ricorda cosa va di solito in quella casella. Non sono turni: finché non assegni un operatore la cella resta vuota a tutti gli effetti — il segnaposto è solo un'indicazione visiva.

Settimana tipo e festività

I segnaposto si definiscono su una settimana tipo: per ogni combinazione giorno della settimana (Lun–Dom) × servizio puoi impostare un testo. C'è inoltre una riga dedicata alle Festività: nei giorni festivi vale solo il segnaposto festivo.

Come configurarli

• Apri la sezione Segnaposto: la tabella ha le righe Lun–Dom più Festività e una colonna per ogni servizio.
• Clic su una casella: si apre l'editor con Testo breve (max 6 caratteri) e Nota (opzionale, max 50).
• Salva conferma; Svuota rimuove il segnaposto.

Nella griglia turni

Nelle celle senza operatore il segnaposto appare come testo tenue; la sua nota compare passando il mouse. Appena assegni un operatore il segnaposto sparisce, e ricompare se svuoti la cella. I turni soppressi non lo mostrano.

1.3 Griglia e Picker

1.3.1 Struttura della griglia

Com'è organizzata

La griglia è la tabella del mese: le righe sono i giorni, le colonne i servizi (nell'ordine impostato in Configurazione). Ogni cella è l'incrocio servizio × giorno e contiene la sigla dell'operatore assegnato; se è vuota, nessuno è assegnato.

Le tre zone

• Colonna Data (fissa a sinistra): giorno della settimana e numero del giorno.
• Zona servizi (al centro, scorre in orizzontale): una colonna per ogni servizio.
• Riepiloghi (fissi a destra): le colonne «Assenti» e «Disponibili» per ogni giorno indicano gli operatori rispettivamente assenti e disponibili, a meno che nella scheda operatore non sia stato esplicitamente indicato che non vengano resi visibili.

Colori e giorni particolari

Sabati, domeniche e festività hanno la riga in grigio. Le festività si gestiscono nella sezione Festività (1.8). Le celle possono inoltre segnalare con colori i conflitti (vedi la sezione delle regole) o i problemi di assenza, e mostrare un indicatore quando c'è una nota.

Estendere il mese

Le frecce sopra e sotto la colonna Data aggiungono la coda del mese precedente (fino all'ultimo venerdì) e l'inizio del successivo (fino alla prima domenica). Servono a leggere e gestire la continuità dei turni a cavallo del mese: le modifiche sui giorni estesi vengono salvate nel mese di appartenenza.

Selezionare le celle

• Primo clic su una cella: la seleziona. Clic su una cella già selezionata: apre il Picker (1.3.2).
• Trascinando selezioni più celle.
• ⌘+clic aggiunge o toglie celle alla selezione; ⇧+clic estende la selezione fino al punto cliccato.
• Con più celle selezionate, il clic su una di esse apre il Picker in modalità multipla: la scelta viene applicata a tutte.
• Un clic fuori dalle celle annulla la selezione.

Nota del giorno

Clic destro sulla casella della data: puoi creare, modificare o rimuovere la «nota giorno», che poi ritrovi anche nel Picker.

1.3.2 Struttura del Picker

Cos'è il Picker

Il Picker è il pannello che compare quando passi il mouse o fai clic su una cella della griglia (l'incrocio tra un servizio e un giorno). Serve a scegliere quale operatore assegnare a quel servizio in quella data. È il cuore della compilazione: invece di scrivere, scegli da un elenco già filtrato e ordinato.

Anteprima (hover) e attivo (clic)

Passando solo il mouse, il Picker appare in versione semitrasparente: è una sola anteprima e non è cliccabile. Con il clic diventa pieno e attivo, e solo allora puoi selezionare una voce. Serve a evitare assegnazioni accidentali mentre ti muovi sulla griglia.

Anatomia del pannello (dall'alto in basso)

• Intestazione: il codice del servizio e la data della cella. Se hai selezionato più celle insieme, mostra anche quante celle stai modificando.
• Note: se presenti, mostra la nota del turno (modificabile), la nota del giorno e la nota dell'operatore (in sola lettura). Da qui puoi aprire la modifica della nota del turno.
• Elenco operatori: le voci tra cui scegliere (vedi sotto).
• Turno forzato: sezione comprimibile in fondo con gli operatori normalmente non disponibili, che puoi comunque forzare.

Le voci dell'elenco

• «— Vuoto —»: svuota la cella (nessun operatore assegnato).
• «NO (soppresso)»: marca la cella come «non assegnata di proposito», cosa diversa da una cella semplicemente vuota.
• L'operatore attualmente assegnato compare per primo ed evidenziato; sotto trovi tutti gli altri candidati.

Come leggere ogni riga

Accanto alla sigla dell'operatore trovi degli indicatori che aiutano a bilanciare i carichi e a evitare errori:

• Conteggi (i tre cerchietti collegati): quante volte l'operatore ha già quel servizio nei 5 giorni precedenti, nel mese in corso (cerchio centrale, più grande) e nei 5 giorni successivi. Il cerchio del mese è colorato dal verde al rosso in base al carico relativo rispetto agli altri: verde = poco usato, rosso = molto usato. Servono a dare un'indicazione rapida al manager per distribuire i carichi di lavoro.
• Preferenza: un'icona segnala se per quell'operatore il servizio è gradito o favorito (preferenza positiva) oppure sgradito o sfavorito (negativa) in base alle regole di preferenza.
• Motivo/stato: se l'operatore è assente compare il motivo in rosso; se è già impegnato su un altro servizio quel giorno compare «ON SERVICE»; altri conflitti (es. turni consecutivi) sono segnalati con il relativo motivo.

Turno forzato

Gli operatori assenti, fuori turno, non abilitati al servizio o in conflitto non compaiono nell'elenco normale: sono raccolti nella sezione comprimibile «Turno forzato» (con il numero di quanti sono). Aprila solo se devi assegnare comunque uno di loro, in modo consapevole, scavalcando il vincolo. Sono esclusi da questo elenco gli operatori che sono fuori dal periodo di validità (vedi contratto).

Come si assegna

Con il pannello attivo (dopo il clic), fai clic sulla voce desiderata: l'operatore viene assegnato alla cella e il pannello si aggiorna. Per togliere l'assegnazione scegli «— Vuoto —».

1.4 Creare un turno

1.4.1 Creazione

Il flusso in breve

Creare un turno significa rispondere alle tre domande del capitolo: QUANDO e COSA li scegli sulla griglia individuando la cella giusta, CHI lo scegli dal Picker. Tutto avviene con pochi clic, senza digitare nulla.

Passo passo

• Trova l'incrocio: la riga è il giorno, la colonna è il servizio.
• Primo clic sulla cella: la selezioni (bordo evidenziato).
• Secondo clic sulla stessa cella: si apre il Picker attivo.
• Clic sull'operatore scelto: la sigla compare nella cella e il turno è creato. Nessuna conferma richiesta: l'assegnazione è immediata.

Scegliere bene CHI

Prima di cliccare un nome, sfrutta gli indicatori del Picker (vedi 1.3.2): i conteggi colorati per bilanciare i carichi, le preferenze e i motivi di indisponibilità. Gli operatori non disponibili sono nella sezione Turno forzato: puoi comunque assegnarli, ma è una scelta consapevole che scavalca i vincoli.

Più turni in una volta

Seleziona più celle (trascinando, con ⌘+clic o ⇧+clic), poi clicca su una delle celle selezionate: il Picker si apre in modalità multipla e l'operatore scelto viene assegnato a tutte le celle in un colpo solo. Utile per riempire una settimana intera dello stesso servizio.

Quando «nessuno» è una scelta

Se una casella deve restare scoperta di proposito, usa NO (soppresso) dal Picker: è diverso da lasciarla vuota, perché comunica che la mancanza è voluta e non una dimenticanza.

1.4.2 Modifica

Sostituire o togliere un operatore

Modificare un turno è lo stesso gesto della creazione: apri il Picker sulla cella e scegli un altro nome — la sostituzione è immediata. Per svuotare il turno scegli «— Vuoto —». Anche qui funziona la selezione multipla per modifiche in blocco.

Annulla e ripristina

Ogni assegnazione, sostituzione o svuotamento è annullabile con ⌘Z e ripristinabile con ⇧⌘Z. Puoi sperimentare combinazioni senza paura: si torna sempre indietro.

Le note

Dal Picker puoi creare o modificare la nota del turno (compare un badge sulla cella). Con il clic destro sulla casella della data gestisci invece la nota del giorno, valida per tutta la riga. Entrambe si rileggono nel Picker.

Dopo la modifica: i colori

A ogni cambiamento la griglia ricalcola subito i conflitti. Se dopo una modifica compare un colore, fermati e verifica prima di proseguire.

1.5 Distribuzione

A cosa serve

La vista Distribuzione serve a spalmare determinati turni in modo che non capitino sempre agli stessi operatori: è il controllo dell'equità. Ed è anche una vista compilativa: puoi spostare un turno da un operatore all'altro direttamente da qui, senza tornare alla griglia.

Com'è fatta

Scegli i servizi da monitorare (colonne colorate, una tinta per servizio). Le righe sono i giorni del mese; sotto ogni operatore c'è una colonnina per ciascun servizio scelto: ✓ = turno assegnato quel giorno, S = soppresso. In fondo la riga Totale conta quante volte ogni operatore ha quel servizio nel periodo: è il colpo d'occhio sull'equità.

Spostare un turno

Clic su una casella vuota: assegni quel servizio, in quel giorno, a quell'operatore. Clic su una ✓: lo togli. Se l'assegnazione non è possibile (es. operatore assente) l'app la blocca con un avviso. ⌘Z annulla come sempre.

Filtri e aiuti

• Filtro giorni della settimana (LUN–DOM, più i festivi): perfetto per spalmare solo i sabati, le domeniche o le notti.
• Evidenziazione dei giorni scoperti: vedi subito le date in cui un servizio monitorato non ha nessuno.
• Indicatori di assenza e segnali delle regole direttamente sulle caselle.
• L'ordine delle colonne operatori si personalizza trascinando le intestazioni.

1.6 Matrix

A cosa serve

La Matrix mostra gli stessi turni della griglia in un formato più compatto: le righe sono gli operatori, le colonne i giorni del mese, e nelle celle compare il codice matrice dei servizi (la sigla a 2 caratteri impostata in 1.2.3). È la vista per abbracciare il mese intero a colpo d'occhio.

Come si usa

Dal pannello laterale scegli quali servizi e quali operatori vedere, con il filtro per gruppo; weekend e festività sono evidenziati. È utile per controlli d'insieme: pattern ricorrenti, buchi, sequenze sospette.

Solo lettura, per ora

Oggi la Matrix è una vista di consultazione: da qui non si compilano i turni. In una versione futura dell'app potrà diventare anch'essa una via per creare turni.

1.7 Assenze

1.7.1 Tipi di Assenza

Cosa sono

Ogni assenza appartiene a un tipo (ferie, malattia, permesso, riposo…) che ne definisce il comportamento: come appare nella cella, se rende l'operatore indisponibile e come incide sui conteggi delle ore.

I quattro comportamenti

• Bloccante: l'operatore non è disponibile per i turni di quel giorno; nel Picker compare il motivo in rosso.
• Ore accreditate (hh:mm): quante ore l'assenza somma nel resoconto — ma solo se cade su un giorno conteggiato dal contratto (vedi 1.2.2).
• Sospende target ore: azzera il target del giorno invece di accreditare ore.
• Retribuita extra: marca un trattamento economico separato nei conteggi, come ad esempio un'assenza dovuta a un aggiornamento.

Tipi preimpostati

PNR (Post Notte Riposo), REST (Riposo) e FERIE sono integrati nell'app e non si possono eliminare. Tutti gli altri tipi li definisci tu (vedi 1.7.2).

1.7.2 Aggiungere tipi di assenza

Dove

I tipi di assenza si gestiscono nella sezione dei Tipi di assenza: l'elenco mostra i tipi esistenti, da qui ne crei di nuovi o modifichi quelli che hai già.

I campi del tipo

• Nome (max 12 caratteri): la descrizione leggibile, es. Malattia.
• Codice (max 4 lettere maiuscole): la sigla univoca, es. MAL.
• Codice breve (max 2): quello che compare nella cella della griglia.
• Più i comportamenti visti in 1.7.1: bloccante, ore accreditate, sospende target, retribuita extra.

Accredito o sospensione: scegli subito

Le due opzioni sono alternative: se il tipo sospende il target, l'accredito è forzato a zero. Decidi alla creazione come il tipo deve incidere sui resoconti, così eviti correzioni a posteriori.

1.7.3 Aggiungere assenze agli operatori

La griglia Assenze

Le righe sono i giorni del mese, le colonne gli operatori. I gesti sono gli stessi della griglia turni: primo clic seleziona la cella, clic sulla cella selezionata apre il pannello; selezione multipla trascinando, con ⌘+clic o ⇧+clic — comoda per inserire periodi interi.

Inserire e togliere

Dal pannello scegli il tipo di assenza (vedi 1.7.1) e una nota opzionale; «— Nessuna —» rimuove l'assenza. Con più celle selezionate applichi lo stesso tipo a tutto il periodo: due settimane di ferie sono una selezione e un clic.

Azioni rapide

Sulla cella compare un pannellino di azioni rapide: estendi l'assenza al giorno precedente o successivo (comodo per allungare le ferie), cancella l'assenza, modifica la Nota operatore (1.7.4).

Effetti sulla griglia turni

Se il tipo è bloccante, l'operatore esce dai candidati del Picker (resta nel Turno forzato, col motivo in rosso) e un eventuale turno già assegnato in quel giorno viene segnalato in rosso. Le colonne si possono nascondere e riordinare con il clic destro sull'intestazione.

Assenze automatiche

Alcune assenze possono nascere da sole grazie alle Regole (es. il riposo dopo la notte): sono riconoscibili dalla nota automatica e si configurano nel Capitolo 4.

1.7.4 Nota per Operatore

Cos'è

Una nota libera legata a un operatore in un giorno specifico (es. «esce alle 12», «rientra dal corso»). Non è un'assenza e non incide su disponibilità o conteggi: è un promemoria.

Dove si inserisce

Solo dalla griglia Assenze: sulla cella dell'operatore apri il pannellino delle azioni rapide e scegli Nota operatore. Scrivi e salva; con Svuota la rimuovi.

Dove si vede

Nella griglia Turni la cella dell'operatore mostra un pallino verde; nel Picker la nota compare in sola lettura sotto «Nota operatore». Così il promemoria ti segue mentre compili, ma si modifica solo da qui.

1.8 Festività

A cosa serve

Qui definisci i giorni festivi del calendario. Le festività colorano di grigio le righe della griglia, attivano il segnaposto festivo (vedi 1.2.5) e sono riconosciute da filtri, viste e regole.

Aggiungere festività

Puoi inserirle a mano (data, nome, eventuale nota) oppure importarle dal web: l'import scarica le festività nazionali e mostra un'anteprima riga per riga — per ciascuna vedi se è nuova, già presente o in conflitto, e scegli tu cosa importare.

Attivare e disattivare

Ogni festività ha l'interruttore Attiva nei calcoli: puoi tenerla in elenco ma escluderla temporaneamente dai conteggi senza cancellarla.